Vaga Para Estagiário de Administração

A Hellen Keller Intl pretende recrutar um(a) Estagiário(a) de Administração para Tete.

Tipo de emprego: integral.

Reportar a: Coordenadora de RH e Operações.

Duração do estágio: 3 meses.

Local de trabalho: Tete.

Objectivo do cargo:

Prestar apoio administrativo eficaz e profissional, que responda devidamente aos serviços solicitados, incluindo a reserva de hotéis, conservação dos escritórios, contribuição para a otimização dos processos operacionais, em estreita observância das normas e regulamentos de Helen Keller e dar suporte em todos os assistentes administrativos consequências ao trabalho de recepcionista e realização de tarefas gerais de secretariado.

Responsabilidades:

Área Administrativa:

• Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, facturas e despesas de trabalhadores etc;
• Garantir a boa apresentação do escritório;
• Receber e direcionar todas e quaisquer preocupações relativas ao escritório no geral;
• Receber e encaminhar visitas;
• Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório;
• Solicitar cotações e propostas conforme solicitado;
• Apoiar na reserva de hotéis para visitas;
• Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação;
• Auxiliar na preparação de processos para o pagamento de provedores de serviço e apoiar no controlo dos pagamentos;
• Auxiliar no controlo de datas de renovação de licenças, locação etc;
• Auxiliar na requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório no geral e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int;
• Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) da HKI – Tete;
• Preparar e/ou receber, os pedidos de pagamentos e apoiar efectuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento se necessessário e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e ou Finanças e pelo Director;
• Participar e auxiliar no planeamento e organização de qualquer evento da HKI- Tete;
• Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração de das respectivas actas;
• Apoiar na organização de viagens dos colaboradores;
• Manter uma lista de contactos da HKI – Tete.

Gestão de Propriedades e Escritórios:

• Auxiliar na inspecção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção;
• Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os alugueis e contas de serviços públicos;
• Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior);
• Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados e de maneira oportuna.

Requisitos:

• Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas, Administração Pública ou qualquer área afim;
• Experiências e Competências.

Processo de candidatura:

• Curriculum Vitae;
• Carta de motivação.

Os candidatos interessados deverão submeter as candidaturas para o seguinte email: MZ-Recruitment@hki.org indicando no assunto: “Estagiário de Administração” .

DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 20 de Agosto de 2024