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Vaga Para Secretária Executiva

Vaga Para Secretária Executiva

    • Tempo Inteiro
    • Maputo

    All Around Medical Solutions

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    A All Around Medical Solutions, Lda está a recrutar uma (1) Secretária Executiva para Maputo.

    Tarefas

    Gerir a Recepção da Sede Corporativa

    • Efectuar a triagem, registo e enumeração e encaminhamento de expediente remetido à nossa instituição;
    • Efectuar registo e enumeração de todo expediente emitido pela nossa instituição para o destino e beneficiário pretendido;
    • Acolher visitantes e hóspedes;
    • Tomar notas e recados e encaminhar ao respectivo departamento.

    Apoio Administrativo Geral

    • Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
    • Controlo o estado dos edifícios gerir a sua manutenção;
    • Realizar a manutenção periódica de viaturas, impressoras e outro material necessário para o pleno funcionamento da sede;
    • Gerir os contratos que directamente beneficiam o funcionamento da Sede Corporativa (água, energia, internet, jardinagem, etc..);
    • Gerir as viaturas alocadas a Sede Corporativa assim como o plano da sua utilização;
    • Gerir e controlar a carteira de seguros da instituição (automóvel, responsabilidade civil pública, responsabilidade civil profissional, de saúde e de evacuações);
    • Receber as requesições de material de escritório dos diferentes sites e proceder com aquesição e envio dos mesmo.

    Prestar Apoio e Auxilio de Secretariado à Administração (Directores Executivos) nomeadamente:

    • Agir como ponto focal da Administração e atender telefonemas e e-mails e tomar as devidas notas;
    • Efectuar a triagem e assegurar o registo, acompanhamento e controle do expediente remetido a Administração (Directores Executivos);
    • Organizar e gerir a agenda da Administração;
    • Fazer marcações de reuniões;
    • Dar resposta a pedidos de reunião internos ou externos e agenda-las adequadamente.
    • Redigir os documentos (ex: memorandos, cartas, actas, entre outros), sempre que necessário e de forma correcta e compreensiva;
    • Apoiar a Administração (Directores Executivos) na gestão diária de tempo;
    • Executar recados assim que indicado;
    • Planificar viagens, incluindo voos, alojamento e transporte Terrestre;
    • Coordenar eventos, conferências e palestras;
    • Preparar correspondências, como e-mails e cartas;
    • Lembrar a Administração de tarefas e agendas e prazos;
    • Gerir a base de dados da instituição olhando aos processos legais, leis, contratos assim como o respectivo arquivo;
    • Apoiar na implementação de procedimentos e respectiva manutenção assim como o sistema de gestão;
    • Servir de elo de ligação e manter um bom relacionamento com colaboradores, clientes e fornecedores;
    • Apoiar no processo de gestão financeira da Sede Corporativa cobrando e arquivando os processos de despesas;
    • Outras solicitações de carácter administrativo e directamente relacionadas com o apoio directo da
    • Administração podendo variar de momento a momento e em função das circunstâncias;
    • Realizar as actividades de recepção, registo, distribuição e expedição de correspondência e demais documentação e mercadorias;
    • Assegurar, sempre que necessário, a recepção e encaminhamento de visitantes;
    • Organizar e manter todo o apoio documental, bem como os arquivos da Direcção, garantindo o acesso a informação actualizada;
    • Apoio administrativo: Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
    • Monitorizar o correcto funcionamento das instalações, interagindo outras áreas, sempre que necessário, para criar as condições de trabalho e conforto;
    • Realizar e participar na recolha, consolidação, análise e reporting dos indicadores da sua área de actuação, efectuando propostas concretas sempre que seja pertinente, assegurando a produção e disponibilização atempada de informação de suporte à tomada de decisão;
    • Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de actuação, propondo superiormente a implementação de acções de melhoria que visem maximizar a produtividade e/ou a qualidade do trabalho desenvolvido e/ou minimizar os custos existentes;
    • Realizar outras actividades superiormente definidas.

    Requisitos

    • Licenciatura em Administração Pública e/ou Gestão de Empresas e/ou ainda Direito;
    • Formação em Secretariado Executivo será uma vantagem;
    • Experiência mínima de cinco (5) anos na área de Secretariado Executivo/ Assessoria de Executiva;
    • Domínio da língua Portuguesa e Inglesa (oral e escrita);
    • Forte habilidade de redigir documentos institucionais;
    • Conhecimentos de utilização das ferramentas do MS Office (Excel, PowerPoint e Word) na óptica do utilizador.

    Habilidades Esperadas

    • Discernimento e confiabilidade: muitas vezes você será parte de informações confidenciais;
    • Flexibilidade e adaptabilidade;
    • Boa capacidade de comunicação oral e escrita;
    • Habilidades organizacionais e capacidade de multitarefa;
    • A capacidade de ser proativo e tomar a iniciativa;
    • Tato e diplomacia.

    Habilidades de Comunicação

    • Um conhecimento de pacotes de software padrão e a capacidade de aprender software específico da empresa, se necessária.

    Exigências

    • Carta de Candidatura;
    • Curriculum Vitae.

    Nota: Apenas candidatos pré selecionados serão contactados.

    Data de validade:
    fevereiro 24, 2023

    Envie a sua candidatura a esta posição para este email: recruitment@allmedicsolutions.com

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