Vaga Para Assistente Distrital de Operações

A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Distrital de Operações, baseado em Inhambane.

Descrição

No âmbito logístico o incumbente será responsável pela gestão de frota e a logística de Manutenção do escritório Distrital da Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation e por realizar e consolidar o inventário geral de bens no seu Distrito. O incumbente aplicará os princípios gerais de Contabilidade para pequenas operações de suporte as actividades da EGPAF no distrito; Assistirá no processamento de pagamento/formações ao nível do escritório Provincial e que tenham que ser efectuados nos Distritos; Apoiara as operações em geral (RH ao nível Distrital, Grants, Finanças, Procurement, Administração, IT, etc).

Responsabilidades

Responsabilidades de Logística

• Elaborar o plano semanal de transporte da região;
• Fazer requisições do material do serviço necessário no distrito e propor ao nível provincial;
• Supervisão diária dos Motoristas, Carros e Motos;
• Reportar a cada semana os movimentos e manutenções (danos, mecânicas, acessórios, registo administrativo e ou documentação) semanais a logística de Gaza para difusão a nível Nacional;
• Supervisionar os livros de bordo (Log-books etc) assegurando que tenham informação real da vida do Carro ou Motorizada;
• Propor requisições de eventuais necessidades para manutenções regulares e curativas a efectuar no Escritório regional (mobiliário, espaço, eventuais ligações de rede e ou eléctrica, acessórios);
• Gestão das chaves relativas aos bens sob sua responsabilidade;
• Propor ao escritório Provincial eventual descarte de material ao escritório Provincial;
• Fazer a inventariação diária do escritório regional e reportar trimestralmente a Província o equipamento da EGPAF a nível Distrital;
• Apoiar na actualização de base de dados dos Fornecedores de bens e serviços locais;
• Fazer seguimento dos processos de aquisição e entrega de bens e serviços na região através de guias de entregas ou PTAs;
• Apoiar o Escritório em actividades relacionadas com o hardware, software quando necessário;
• Reportar ao IT Provincial qualquer apoio necessário;
• Supervisionar os Motoristas de modo a garantir que estes mantenham os diários de bordo sempre actualizados e limpos;
• Preencher e enviar as fichas de consumo de combustível mensalmente;
• Apoiar a equipa Técnica Distrital na elaboração de requisições;
• Dar suporte técnico e formação sobre o uso correcto dos bens da Fundação (Viaturas, Motas, Computadores, Impressoras, etc).

Apoio Técnico

• Apoiar a equipa distrital e o SDSMAS em alocação de bens e material de trabalho as Unidades Sanitárias.

Responsabilidades de Finanças

• Apoiar o Escritório Provincial em seguimento de pagamentos com Fornecedores locais;
• Apoiar em coordenação com o escritório Provincial pagamentos de perdiems, recolha de lista de presenças, etc. nas formações realizadas no Distrito;
• Reportar todas as situações que forem detectadas no âmbito de pagamento de qualquer que seja a actividade;

Responsabilidades de subvenções:

• Reforçar que os beneficiários actualizem os mapas de inventário e a respectiva colocação dos «brandings» nos bens recebidos da EGPAF e adquiridos com fundos de SA;
• Fazer prova de vida dos beneficiários em coordenação com o Oficial de C&G (numa base trimestral);
• Apoiar no envio dos relatórios físicos no âmbito de Grants.

Responsabilidades de Recursos Humanos

• Arquivo de pessoal;
• Garantir que todos os funcionários do Distrito têm um arquivo pessoal actualizado e preencher com informações precisas e bem arquivados no gabinete apropriado;
• Certificar-se de que um novo funcionário recrutado imediatamente adira às políticas da Organização;
• Gestão de Pessoal;
• Realizar entrevista de saída e processo de liberação para todos os Funcionários que saiam da Empresa para fins diversos e apresentar ao RH e gerente de Administração para ser aprovado;
• Apoiar na gestão de benefícios do pessoal (Medical Aid, Funeral, os transportes, as dificuldades, o subsídio de comunicação, o subsídio de realocação) no Distrito;
• Apoiar o Oficial Sénior de RH para supervisionar as actividades de Trabalhadores em campo e aconselhar o gerente / coordenadores sobre bem-estar empregado na Organização;
• Responsável por manter actualizada a lista de pessoal;
• Garantir que todo o pessoal esteja registrado no INSS e tenha posto o cartão de sócio; actualizar as agências do INSS em caso de recrutamento e saída de empregado na folha de folha de pagamento do INSS;
• Apoiar na elaboração da relação nominal e cumprimento do horário de trabalho no distrito;
• Responsável pela licença, em coordenação com o Oficial Sénior de RH e Administração para aprovação;
• Responsável pela elaboração da lista de absentismo e enviar para o Oficial Sénior em base mensal;
• Actualização da base de dados do arquivo pessoal e reportar ao RH;
• Participação directa na selecção e entrevista de novos candidatos seleccionados a nível do Distrito;
• Fazer a verificação (Levantamento de ausência e presença) das folhas de ponto das Mães Mentoras e da
• Auxiliar de escritório no final de cada mês e o respectivo processamento do subsídio e envio a posterior ao RH;
• Apoio aos novos colegas na integração as actividades do distrito;
• Fazer valer as políticas da Fundação de acordo com o manual de procedimentos;
• Reportar qualquer incidente ou avaria da região;
• Apoiar os colegas no preenchimento de timesheets;

Outras Responsabilidades

• Garantir a limpeza e manutenção do escritório sob sua responsabilidade;
• Responsável pelas actividades de secretaria e recepção ao nível regional;
• Participar na coordenação das actividades com o parceiro local;
• Elaborar/enviar lembretes semanais sobre os processos pendentes nos diferentes sectores a nível da Província e Nacional (follow up);
• Assegurar a harmonização de planos da área Técnica VS Operacional (cobrar o envio atempado de planos para garantir que estes sejam contemplados no plano da Província);
• Interacção/comunicação atempada e contínua com o parceiro sobre qualquer alteração de planos (calendário de rotas para viaturas e motociclos como forma de evitar insatisfações);
• Assegurar que os parceiros estejam alinhados com as políticas da Fundação no que concerne ao uso de meios circulantes e fundos (explicar sempre que necessário);
• Responder positivamente a todas preocupações emergentes dos colegas (RH, Finanças, Logística e Procurement) e também dos parceiros;
• Apoiar o parceiro na resolução de alguns conflitos entre funcionários do MISAU VS colaboradores da Fundação;
• Fazer visitas às unidades sanitárias como forma de medir a satisfação dos parceiros abrindo espaço para que estes deixem opiniões sobre a actuação da área operacional (motoristas e motociclistas) como forma de faze-los parte das soluções para o melhoramento dos serviços;
• Fazer visitas aos fornecedores para verificar se as condições de higiene antes verificadas continuam ou não como também se se mantêm os padrões de qualidade antes fornecidos;
• Distribuição das folhas de ponto para a efectividade mensal das MM e EP;
• Orientar as MM e EP em relação as folhas de ponto;
• Explicitar todos os procedimentos de gestão administrativa de RH, incluindo a resposta as preocupações que tanto as MM como os EP apresentam;
• Ponto focal em termos de segurança na região.

Requisitos

Essencial

• Nível médio em Administração, RH ou formação média equivalente no ramo;
• Dois anos de experiência profissional comprovada nos ramos de logística, administração e ou finanças e Recursos Humanos;
• Experiência básica em gestão de parque automóvel, informática, electricidade, segurança e gestão de bens móveis/imoveis, gestão de RH;
• Domínio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook);
• Fluente em Português e boa comunicação em inglês;
• Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria;
• Potencial de inserção em equipas de trabalho multidisciplinares;
• Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
• Alto sentido de Responsabilidade e Liderança;
• Proactivo e criactivo;
• Análise crítica das responsabilidades e das tarefas a realizar;
• Capacidade de trabalhar sob pressão, cumprir múltiplos prazos, e resolver problemas;
• Habilidade em lidar com situações de conflito;
• Capaz de executar múltiplas tarefas com apoio muito limitado;
• Capacidade de manter confidencialidade e discrição;

Desejável

• Conhecimento do Sistema de Informação do Programa de HIV do MISAU.

Exigências

• Carta de Candidatura;
• Curriculum Vitae.

Nota: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados.