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Vaga Para Oficial Administrativo

Vaga Para Oficial Administrativo

    CARE Internacional

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    A CARE Internacional, uma organização de desenvolvimento e humanitária em Moçambique deste 1986 com escritórios em mais de 70 países e parte duma grande federação internacional procura contratar um (1) Oficial Administrativo baseado em Pemba (Cabo Delgado).

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    Resumo do Trabalho

    • A/O Oficial Administrativo é ajudar o Coordenador Administrativo e de Logística a garantir uma administração diária eficiente, económica e profissional do escritório de Pemba. Ele/ela apoia os aspectos logísticos da aquisição de bens e serviços para o escritório, organiza transporte, viagens e acomodação para funcionários e visitantes e interage com os principais fornecedores, incluindo agentes de viagens, hotéis e prestadores de serviços de limpeza e segurança de escritório.
    • Ela/ele apoia a garantia de que as operações administrativas da CARE Moçambique sejam realizadas de forma eficiente e em alinhamento com as políticas, procedimentos e padrões operacionais estabelecidos para que as actividades possam ser implementadas sem problemas, dentro do prazo e do orçamento. Ele/ela será responsável por garantir que todos os materiais de escritório necessários sejam adquiridos, estejam consistentemente disponíveis e que o uso de materiais de escritório seja rastreado e controlado para obter a máxima relação custo-benefício. Ele/ela também será responsável por ajudar a garantir que os veículos da CARE baseados em Maputo estejam em bom estado de conservação e sejam submetidos a manutenção programada no momento apropriado.
    • Deve ser um solucionador de problemas proativo, automotivado e enérgico. Fortes habilidades relacionais e a capacidade de trabalhar bem com funcionários e visitantes de diversas origens culturais são requisitos essenciais. Ele/ela deve responsabilizar-se pela prestação de serviços eficaz e eficiente a todas as principais partes interessadas, bem como por um forte foco no atendimento ao cliente. Ele/ela deve demonstrar altos níveis de integridade, atenção ao controle de custos e eficiência e a capacidade de compreender e cumprir políticas, processos e regulamentos organizacionais.

    Responsabilidades

    Responsabilidade do trabalho #1: Suporte ao gerenciamento de ativos e escritório

    • Gestão dos activos do escritório mantendo um registro de activos actualizado, rotulando todas as propriedades de forma adequada;
    • Apoio na gestão e rastreio da utilização, registo e manutenção de veículos em Maputo, em linha com as directrizes de gestão de frota da CARE;
    • Implementar medidas de controle de custos para controlar os custos de táxi e evitar o uso excessivo do prestador de serviços de táxi contratado pela CARE;
    • Estabelecer ligação com prestadores de serviços para manutenção e assistência aos activos da CARE;
    • Manter stock aceitável e reordenar níveis de material de escritório;
    • Supervisionar o trabalho dos guardas de escritório, empresa de limpeza, jardineiros e trabalhar com o gestor e com a equipe financeira para processar pagamentos a esses prestadores de serviços.

    Responsabilidade do trabalho #2: Suporte a aquisições

    • Fornecer suporte em compras off-line e estabelecer contacto com fornecedores relevantes;
    • Levantar requisições de compra (PRs) prontamente, entrando em contacto com a equipe de programas conforme necessário para garantir que o nível necessário de detalhe e especificidade seja incluído;
    • Compilar a documentação necessária de novos fornecedores e concluir o processo de configuração do fornecedor;
    • Organizar viagens e acomodações para funcionários e visitantes e preparar solicitações de pagamento relacionadas a viagens aéreas e acomodações em hotéis.

    Responsabilidade do trabalho #3: Atendimento administrativo e ao cliente

    • Gerir o fluxo de visitantes, correio e outras entregas para o escritório de Maputo e garantir que sejam direcionados aos destinatários corretos e que as entregas sejam documentadas conforme necessário;
    • Garantir que as salas de reuniões de Maputo estejam adequadamente organizadas para eventos e que sejam fornecidas bebidas e lanches, se solicitado;
    • Receber e classificar correspondência diária e encaminhá-la adequadamente;
    • Actualizar calendários e agendar reuniões;
    • Tarefas administrativas conforme atribuídas, incluindo arquivamento, fotocópia, digitalização;
    • Atender chamadas telefônicas recebidas e chamadas diretas para o funcionário apropriado;
    • Preparar processos para pagamento.

    Requisitos

    Qualificações e Experiência

    • Licenciatura ou Bacharelado em Contabilidade, Gestão de Negócios, Administração, Logística ou uma área relacionada;
    • Pelo menos três anos de experiência trabalhando em administração, logística ou compras;
    • Fortes habilidades de negociação e comunicação;
    • Proactividade demonstrada e alto nível de habilidades de resolução de problemas;
    • Capacidade de tomar iniciativa para lidar com desafios encontrados no trabalho diário;
    • Alto nível de flexibilidade e capacidade de adaptar ou alterar prioridades de acordo com as novas demandas do trabalho;
    • Trabalhar em equipe com forte orientação para atendimento ao cliente e capacidade de permanecer calmo e profissional sob pressão;
    • Alto nível de competência com aplicativos MS Office, incluindo Word, Excel, Powerpoint e Outlook;
    • Fortes habilidades de comunicação oral e escrita em Inglês e Português.

    Benefícios

    • Oferecemos um pacote de compensação competitiva e a possibilidade de construir uma carreira no sector de desenvolvimento, através de um engajamento a longo prazo e acesso aos recursos e experiência pelo mundo.

    Exigências

    • Curriculum Vitae citando o nome da posição.

    Nota: Esta vaga está aberta apenas para Cidadãos Moçambicanos. A CARE Moçambique é um empregador com Igualdade de Oportunidades. Incentivamos candidaturas de mulheres, as pessoas com deficiência e outros grupos desfavorecidos. Não toleramos qualquer tipo de assédio, Abuso e Exploração Sexual entre trabalhadores, Parceiros de Implementação e Beneficiários. Não fazemos nenhum tipo de cobranças para nenhum tipo de contratação e não procedemos por via de agentes de recrutamento.Nota. Só os candidatos selecionados serão contactados.

    Processo de Candidatura

    Endereço: Av. da Marginal, no Bairro Maringanha, Cidade de Pemba – Cabo Delgado

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